对档案信息资源开发利用的几点思考
赵品
一、档案信息资源开发利用存在的问题
1.基础业务工作不够扎实，馆藏结构单一、不够丰富
档案基础业务工作是开展档案开发利用、档案服务的前提条件，档案开发利用、档案服务又反作用于档案业务基础工作的扎实开展，二者是相辅相成，相互促进的关系。上述问题的出现主要基于以下两点原因：一方面，部分单位人员流动性较大，导致档案管理人员不稳定，在一定程度上影响了档案业务的持续正常开展，致使当年该归档的资料没有及时归档;另一方面，部分档案中存在的问题未能在立卷质量检查中及时发现，并督促整改，以至于五年后移交档案时根本无从追查，档案收集齐全完整也就无从谈起。
在档案资料的收集过程中，存在“三多三少”现象，即：宏观领域的档案多，微观领域的档案少;政治领域方面的档案多，经济领域方面的档案少;文书档案多，科技档案、专门档案少。这些现象的存在，直接造成综合档案馆馆藏档案不综合，馆藏资源结构单一的现状，并进一步制约了馆藏资源的开发利用。究其原因，主要存在以下几个方面：一是只重视党政群机关的档案，放松对其下属单位档案的接收;二是只重视接收文书档案，忽视科技档案、电子档案、专门档案的收集;三是只重视接收纸质档案，忽视声像、字画、实物等其它载体档案的收集;四是只重视接收移交档案，放松了档案的征集;五是忽视与档案有关图书资料的收集。
2.档案信息资源开发利用滞后
现实中，一些档案管理部门未能依法及时开放档案，造成档案开放工作出现内容上老化、时间上滞后的问题。《档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年”。这就是说仅有少量档案满足开放期少于30年的要求，绝大部分开放档案仍为30年前形成，这类档案即便进馆时达到开放要求，也要在档案形成之日起5年后。由此可见，档案馆所开放档案仅满足了档案利用者对历史问题研究的需求，对于当前工作的查考利用需求则难以实现，而这种需求恰恰是当前利用范围最广、利用人数最多且最为急切的。
《档案法实施办法》第二十二条明确规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织内的档案机构所保存的尚未向档案馆移交的档案，主要供本单位利用，其他机关、团体、企事业单位和组织，以及中国公民如需利用，必须经过档案保存单位的批准。”按照《河北省档案工作条例》现行档案接收的规定，基层单位的档案在本单位5年才接收入馆。也就是说，基层单位前5年形成的档案，基本上是为本机关提供服务，很难满足社会公众的利用需求。在这一期间，经常造成机关档案室不予接待利用、市县级档案馆收藏出现断层的窘境，挫伤了档案利用者利用档案的积极性，影响了档案馆所收藏档案发挥其应有价值及功能。
3.档案管理工作科技含量較低，不适应现代社会信息化发展要求
从实际情况看，市县级档案馆运用现代化办公技术的推广普及程度偏低，档案信息资源开发利用仍沿用传统手工方式。馆藏档案主要以纸质、声像等载体为主，其利用目的和服务方式已不能适应当前信息化社会的需要，严重影响了馆藏档案的社会经济贡献率。同时，基层档案工作者的个人素质、知识结构以及熟练运用现代技术的能力水平，与新形势新任务要求不相适应，在一定程度上影响了档案工作科技化进程，制约了档案信息资源的开发利用。
4.档案工作的社会认知度不高
档案管理工作时常出现这样的现象：在档案系统内宣传工作搞得有声有色，系统之外则显得很冷清。目前社会对档案工作的重要性和信息资源的利用价值还缺乏了解，甚至有人认为档案部门是可有可无的部门，这与宣传工作欠缺有密切关系。
二、档案信息资源开发利用的实现途径
1.加强档案基础业务工作，使综合档案馆的综合性特征名副其实
从各个环节不断加强档案基础业务管理工作，丰富馆藏。一是不断完善档案收集、整理、保管、开发利用方面的法律法规与技术标准，使档案职能管理和档案资源的开发利用工作有更加完善的法律体系做支撑，提高依法治档的水平，确保所形成的档案能够全面反映本单位的职能活动情况。二是通过各种途径向社会宣传档案有关法律、法规，增强社会档案保护意识和档案法制意识，完善档案材料收集职能，形成科学、规范、合理的工作机制，防止对应归档材料的擅自推迟和截留，规范向综合档案馆所移交档案的流向。三是制定合理的档案接收计划，确保档案收集工作有序、深入进行，适当扩大接收范围，对辖区内的一些重大人文活动，档案管理部门应积极主动参与，将其形成的档案主动接收入馆，提高档案利用的时效性。
2.正确处理开放与保密的关系，依托现代信息技术实现档案信息资源共享
《档案法》第二十二条规定，“开放档案不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益”。确保我们在档案开放利用工作中，既要遵法、守法、依法，又要坚持“开放档案的范围应最大化，档案保密的范围应最小化”的原则，正确处理档案的开放与保密、隐私之间的关系，将涉及民生利益的档案及时对外开放。同时，要建立科学的现代化档案检索体系，运用现代化技术管理手段，大力开发档案信息资源，并利用档案网站、微信公众号、微博等方式实现档案信息资源共享。
3.增强档案工作者综合素质，提高科技管档能力
一要提高档案管理人员的学习意识和兴趣，鼓励他们将专业理论学习和业务工作相结合，不断提升档案业务水平;二要加强对各级档案从业人员的全面培训，除熟练掌握档案专业知识外，还应加强现代信息技术的培训;三要提升业务实践能力，通过言传身教和工作指导，尽快促进新生力量在实践中成长;四要开展各种形式的竞赛活动，通过相互学习、相互促进的方式，进一步营造学习氛围，进一步提高档案管理人员提升业务素质的需求;五要大力引进培养高科技人才，加强并完善对档案管理信息化的研究，进一步提高信息资源的挖掘利用水平;六要紧跟问题研究，要实时关注档案信息在大数据、云计算、人工智能等新兴领域的发展及应用，强化对电子档案管理、档案信息系统安全保护等重点难点问题研究。
4.坚持长短期效益相结合，科学合理开发档案信息资源
档案管理工作的一项主要任务在于开发利用档案管理信息资源、深入研究挖掘其内在应用价值、为我国社会各项事业发展服务。例如：企业管理层可以通过利用科技档案，明确发展方向、优化生产技术、规范经营管理，最终提高经济效益;利害关系人可以通过利用土地确权登记档案，明确权属界线，解决土地纠纷问题;相关政策制定部门可以通过利用各类农业农村档案，科学的制定农村产业调整政策等。在具体实践中，用好用活档案信息资源，必须坚持合理统筹、长短结合、科学利用的原则。坚持用发展的、连续的观点看待档案价值，有些档案尽管在一定时期内价值没有完全显现出来，但这并不意味着档案价值低或无价值，要继续扎实做好档案基础工作。对于当前社会需求量大的档案，要积极主动地对档案信息资源进行整合利用，最大程度地发挥其功能和价值。
扫一扫关注微信公众帐号
