电子档案单套制背景下企业档案工作制度调适研究
文·王鹏
随着全社会数字化转型的到来，特别是新修订《档案法》的实施，电子档案单套制管理已成为企业档案工作必须面对的现实问题，企业档案工作的相关制度有必要根据新形势、新要求进行调适，以适应电子档案单套制管理的需要。
企业档案工作制度主要包含企业档案工作规章、管理制度和相关业务规范标准。
企业档案工作规章，是以企业名义制定并以公文形式发布和公开的制度。它与企业其它职能形成的制度平级，其作用重在明确档案工作在企业的地位和作用。常见的有岗位责任制、档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案工作应急预案、文件材料归档范围和档案保管期限规定等。
企业档案工作制度，是以档案部门名义制定，要求企业各职能部门或专项工作应遵守的有关档案管理的规定。常见的有文件材料归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度等。
企业档案业务规范标准，是以档案部门名义制定，主要包含对企业档案工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等具体业务的规范性要求，其目的重在明确企业档案工作的具体操作要求。常见的有档案分类编号办法、档案整理规范等。
目前，企业档案工作制度主要是建立在传统档案管理模式的基础上，即传统载体档案的单套制管理或者传统载体和数字化后形成的副本同时存在的情况下的制度体系。而电子档案的产生、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用与传统载体档案相比有着较大区别。重点体现在管理对象由传统载体转向数字档案转变，管理方式由手工管理向系统管理转变，管控模式由行政管理向协同治理转变，利用方式由被动服务向主动服务转变。现有的基于传统载体和传统管理模式的档案管理制度体系已不能满足电子档案单套制管理的需求，因此需要探讨电子档案单套制背景下，企业档案工作的制度调适问题。
制度体系的建立是一项比较复杂的工作，企业要本着整体谋划、系统重塑和全面提升的原则不断修订和完善。为了能够科学规范、安全有效地开展电子档案单套制管理，目前应重点针对企业档案工作的原则性要求、文件材料归档范围和档案保管期限、分类编号办法、档案整理标准、全宗卷归档范围等方面进行调适。
一般来讲，每个企业都会制定《企业档案工作规定》或《企业档案工作办法》等，这是企业根据档案法律法规，结合经营管理模式和实际，制定的本企业档案工作管理方面的纲领性的制度。这个制度对企业档案工作的基本原则、管理体制和工作人员职责及各项业务内容作出原则性规定。在电子档案单套制归档尚未成为主流的数字化转型初期，应将单套制管理的相关要求在《企业档案工作规定》中明确。
第一，应该贯彻落实新修订《档案法》中关于“来源可靠、程序规范、要素合规”要求，在总则中增加电子档案单套制管理要求，最好以单独条款注明本企业档案工作开始数字化转型，逐步实行电子档案单套制管理，符合条件的电子文件不再要求必须打印归档等细则。
第二，在文件材料形成、积累与归档要求中明确电子档案的形成途径、收集方式和归档要求，对业务系统要求与电子档案管理信息系统衔接，逐步实现各类电子档案全生命周期的管理。
第三，在档案整理条款中明确单套制管理的电子档案的整理原则、标准及内容要求，明确传统载体档案与电子档案整理方式的相同点和不同点。
第四，在档案保管保密条款中就电子档案保管的原则、方法及库房条件和标准作出要求，对异质异地保管、备份制度、四性检测等要求应重点明确。
第五，在档案信息开发利用条款中明确电子档案利用规定和审批权限和流程。
按照国家档案局第10号令要求，各企业制定了《文件材料归档范围和档案保管期限规定》，这是企业档案收集工作的重要保障。在电子档案单套制管理背景下，建议在文件材料归档范围和档案保管期限表中增加“载体形式”一栏，用以标注归档材料是电子档案还是传统载体档案。随着档案工作数字化转型的不断推进，电子档案必然会逐渐成为企业档案构成的主体，届时文件材料归档范围和档案保管期限制度的修订必将更加完善。
照片类归档范围和档案保管期限表（示例）
企业档案的分类办法，体现了企业档案规范化管理水平的高低。一般来讲，企业应根据各自经营管理的职能，依据企业档案工作的原则和要求，编制本企业档案分类编号办法，主要包括编制说明、档号示意和分类大纲三部分。笔者建议企业应根据以下两种情况确定单套制管理的电子档案的分类。
第一，企业信息化总体水平较好，企业信息化部门软硬件配备齐全完备，技术能力和条件满足全面开展电子档案单套制管理的需求。这种情况下，电子档案的分类与传统载体档案的分类保持一致。如开展电子凭证类档案单套制管理，这类档案的分类为会计类，类目编号与传统纸质凭证类档案的编号一致，即KJ3+年度。再如，开展部分管理类档案单套制管理，电子档案的分类与纸质管理类的档案保持一致均为管理类，类目编号都为GL+年度+保管期限号。
第二，企业信息化水平较低，企业软硬件条件尚不满足大范围开展电子档案单套制管理，但仍有一些档案只能以电子的形式归档的电子档案。这种情况下，可以单独设置一个代表电子档案的类目，比如电子档案类，按年度设置二级类目，其类目编号为DZ+年度。
第一，应对电子档案单套制归档的范围、时间、节点、流程和载体等，特别是对各类电子档案元数据采集的内容要有指引性的规定。目前青岛市已开展单套制管理的企业均已参照行业标准制定企业各类电子档案的元数据采集标准，比如《管理类电子档案元数据采集标准》《车辆管理类电子档案元数据采集标准》《电子发票元数据采集标准》等。
第二，在整理要求中要明确单套制管理的电子档案的组件、组盘、分类、排列、编号、编目、格式转换和数据包的组合及存储要求。
第三，要增加对档案收集、移交和归档等环节的四性检测。具体内容可以参考《企业电子文件归档和电子档案管理指南》和《文书类电子档案检测一般要求》等。
全宗卷是企业在开展档案管理过程中形成的专门案卷，具体包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和新技术的应用七部分。在电子档案单套制管理的过程中，会产生一些与传统载体档案管理时期不一样的信息，例如后台日志信息。这些信息是否需要存、如何存等，也都值得进行探讨。
扫一扫关注微信公众帐号
