浅析以档案资源为核心的科研生产企业档案知识服务体系构建

发布时间：2023-02-23 丨 浏览次数：0

文/贠霄雄

档案知识服务体系是在梳理企业科研生产流程及关键点过程分解的基础上，挖掘馆藏档案信息推送给科研人员，并根据用户反馈完善档案收集范围和开发对象，从而达到良性互动效果。构建以档案资源为核心的科研生产企业档案知识服务体系，为提高档案利用效率，服务智慧院所建设提供了新思路

随着知识经济的发展，作为科研生产企业自主核心知识资产重要组成部分的档案资源，在智慧院所的建设中越来越受到管理者的重视。同时，数字档案馆建设有力促进了传统的档案实体管理向数字档案信息管理模式的转变，为实现档案信息共享、开展档案知识服务奠定了基础。

一、档案知识服务体系内涵

档案知识服务体系是在企业科研生产流程梳理及关键过程点进行分解的基础上，通过对现有档案资源进行深入开发，以挖掘馆藏档案中与现有流程关键过程点相对应的经验、总结等数据信息，然后推送给科研人员，进而根据用户的反馈，完善档案收集的范围和开发对象，从而达到一个良性的闭环效果。档案知识服务体系建立的目的不仅是对馆藏档案资源进行开发，而是建立一套机制在档案信息的产生、收集、加工、共享整个过程中融入知识服务的理念和方法，对归档文件资料进行完整的收集、对档案信息进行有效加工、对现有档案信息进行有效的挖掘，进而实现档案信息共享，为用户提供有效的知识服务。

二、档案知识服务体系建设的必要性

1.提升科研生产企业核心竞争力的需要

技术的创新与提升是建立在前人经验总结提炼的基础上，若能将整个工程流程分解为关键技术点，有目的性地针对技术点进行档案的收集加工，以固化的流程知识代替传统的工作经验，供科研人员学习利用，就能节约研发成本、提高工作效率、缩短研制周期、推动技术发展及创新，从而提升企业核心竞争力。

2.智慧院所建设的需要

“智慧院所”的核心是知识自动化，档案蕴藏着丰富的数据与信息，档案数据库必将成为重要的自主核心知识库之一。未来档案工作的发展方向由“管文件”向“管数据”转变，基于全寿命周期的产品数据管理既是“智慧院所”的重要组成部分，也是档案工作发展的方向。

3.档案部门自身建设与发展的需要

知识经济时代知识的重要性已经被人们广泛认可，但是作为自主核心知识的档案却没有得到相应的重视。档案知识库建设、档案知识服务为档案工作适应智慧院所的建设中提供了一条出路，档案部门只有切实转变观念，开展档案知识服务，才能提高档案的价值及作用，从而实现档案工作的跨越式发展。

三、科研生产企业档案知识服务体系的构建

1.转变工作理念，提升服务能力

首先，运用系统工程的方法基于科研生产流程梳理关键过程控制点，进行档案资料的收集以及档案信息的挖掘与开发。其次，切实树立“以用户为中心”的服务观念，完成由“管文件”向“管数据”角色转变。再次，提高自身服务能力，档案人员既要掌握数据管理挖掘基本方法，还要了解科研技术相关知识。

2.收集显性知识，挖掘隐性知识

在档案收集工作中，对显性知识的收集同时更注重对隐性知识的发掘。要与科研人员多沟通，不断完善制度机制，激发科研人员责任心和使命感，尽量将自己的经验、技能、思维方法等隐性知识显性化，确保记录真实、完整、有效，以供他人借鉴参考。

3.强化档案信息组织，建设档案知识库

档案信息组织应按照电子文件的形成规律以及用户利用相关要求，对传统的档案信息资源分类方法进行改进，对档案所包含的数据信息进行有效组织，注重对知识要素的提取以及数据之间关联关系的建立，确保数据信息满足检索要求和知识推送需要,从而建立符合知识自动化和大数据挖掘的档案知识库。

4.实现档案知识共享，开展档案知识服务

档案知识服务是以知识信息的搜寻、组织、分析、重组等为基础，根据用户的问题和环境挖掘与提炼知识，提供能够有效支持知识应用和知识创新的信息增值服务。档案知识服务是建立在档案知识共享的基础之上的，因此应该借助信息化手段，充分实现知识共享，提升服务质量。