浅析到期档案的鉴定

发布时间：2023-02-23 丨 浏览次数：0

戴敬彬

无论是综合档案馆还是档案室都保存着一定数量达到保管期限的档案。这部分档案早已过了保管期限，如何对他们进行鉴定，已经成为档案界普遍关注的焦点。一些到期档案未能及时鉴定而长期积压，使得已失去保存价值的文件材料与档案共处一室，挤占有限的档案库房空间，耗费不必要的人力、物力、财力，不符合重要档案应得到重点保护原则，妨碍档案信息化建设，直接影响档案信息资源的开发与利用等问题，不利于档案部门自身的发展，应当引起档案同仁的重视。

档案鉴定工作被动滞后的原因是多方面的。结合实际工作，笔者认为主要有以下几方面的原因：

一、对档案鉴定工作不够重视

普遍认为档案鉴定是牵一发而动全身的工作，不仅费时费力，还冒一定的风险。如果档案鉴定不准确，或者错误地销毁了有用的档案，就会给档案工作造成难以弥补的损失，需要承担历史责任。在这种思想的支配下，要么不开展档案鉴定工作，任到期档案长期积压；要么在库房爆满无法接收档案入库情况下，不得已才开展，以清理库房为主要目的档案鉴定活动。基于这种认识，档案鉴定工作的被动、不规范在所难免。

二、缺少档案鉴定工作计划

由于缺乏具体周密的档案鉴定工作计划，对档案鉴定事项及相关人员没有明确、具体的要求，造成不能事先安排人力和物力，使档案鉴定工作陷入断断续续进行或者不得不草草收场的局面。这种不规范的鉴定活动不仅达不到预期的效果，还扰乱了原有的工作秩序，对档案的统计利用工作影响很大。

三、档案鉴定标准模糊，操作性不强

档案鉴定是工作人员按照一定的原则和标准，对档案进行鉴别、判断和处置的一种主体活动。但鉴定原则和标准中诸如“全面的”、“历史的”、“重要的”、“一般的”、“效益的”等概念比较笼统、抽象，在实际工作中不易把握，导致工作人员普遍存在畏难情绪，担心万一操作不当给档案工作带来不可挽回的损失而承担历史责任，以致不能正常开展档案鉴定工作。

四、档案鉴定工作人员能力不足

档案鉴定工作是一项较为复杂又存在一定风险的工作，要求鉴定人员不仅要有较强的责任心和严谨细致的工作作风，具有档案鉴定工作的知识、技能和相关学科的知识，熟悉档案鉴定标准，还要有较好的文化基础和较强的分析判断能力，能对鉴定对象的现行效用和潜在价值做出较为准确的评估。但具备上述条件的档案鉴定人员较为紧缺，从而成为档案鉴定工作难以正常开展的原因之一。

对保管期满档案的价值重新进行甄别和鉴定，确定档案室留存还是销毁，其结果会使一部分档案的实体消亡。它是关系到档案“生死命运”的一项责任重大的工作，要求档案员必须做好大量的前期准备工作。结合以上档案鉴定工作被动滞后的原因分析，笔者认为应从以下几个方面入手，不断提高档案鉴定工作。

1、加强学习，提高认识

档案鉴定是档案管理工作的重要组成部份，认真做好档案鉴定工作是《档案法》和《档案法实施办法》赋予档案工作者的神圣职责。档案人员要充分认识档案鉴定工作的重要性，把档案鉴定工作列入档案工作发展规划，提到企业管理的重要议事日程，扎扎实实做好档案鉴定工作。

档案鉴定是通过“去粗取精”提高管理效益的一项重要工作。通过对库藏档案进行鉴定，正确判定档案价值，剔除已失去保存价值的材料，有利于提高库藏档案的质量；有利于缓解档案库房紧张、设备短缺、经费不足等方面的压力，使人、财、物得到合理安排和有效利用；有利于重要档案的重点保护，若意外发生，重点档案能得到迅速抢救，最大限度地减少档案损失。更重要的是，通过档案鉴定工作，能使档案管理人员进一步熟悉掌握库藏状况，发现档案收集、整理、保管、统计、编目等工作环节中的缺陷和不足，采取相应的措施加以补救和完善，能够更及时、准确地提取档案材料服务用户，实现档案鉴定工作带动其他环节工作向前发展，促进档案管理工作的良性循环。

2、切实做好档案鉴定工作计划

一个合理完整的档案鉴定工作计划，不仅要规定什么时间由什么人用什么方法完成什么内容和达到什么目的，还必须有相应的监督管理措施，明确由什么人在什么阶段履行什么职责，承担何种责任。只有这样，档案鉴定工作才能有组织、有步骤、有落实的稳步向前推进，最终达到预期的目标。在实际工作中，必须全面掌握被鉴定对象的基本情况，确定需要共同参与工作的部门及相关人员，明确鉴定标准和鉴定方法、工作流程及时间安排、具体工作内容及责任人等，从总体到细节对档案鉴定工作进行统筹安排，从而形成具体详实的档案鉴定工作计划。一般来说，期满档案鉴定工作计划应包含以下基本内容：待鉴定档案的形成时间、数量、来源及构成；档案鉴定工作的依据、标准和方法；鉴定委员会成员名单和参加鉴定工作人员名单；鉴定工作内容、责任者及日程安排；档案鉴定后的处置、应销毁文件的专题审批报告及附列清单、档案鉴定工作总结、鉴定工作材料的归档保存等事项的规定和说明。

3、制定完善档案鉴定标准

档案鉴定的实质，是主体对客体的一种价值评价活动，即作为主体的工作人员以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的档案价值这一客体的过程。由于参与评价的工作人员存在着学识水平、分析问题能力等方面的差异，加上档案自身价值存在多样性、相对性和潜在性等特点，因此在对档案进行价值鉴定时，如果作为主要评价尺度或标准的档案保管期限表存在条款过于简练，用语宽泛、含糊、笼统，操作性不强等问题，就容易出现不同的鉴定意见或结果，造成不必要的重复劳动。

在具体制定档案保管期限表时，可将上级机关的档案保管期限表作为技术性参照，结合本单位实际情况并充分考虑档案的来源、内容、职能、历史、相对价值、特殊年代、利用率等方面的因素，制定出合乎规范、切合实际、条款细致、用语准确、可操作性较强的档案保管期限表，以增强鉴定过程的科学性。尽量避免因个人主观性的局限而对档案鉴定造成损害，尽量弱化因鉴定的时代局限性给后世档案利用所造成的不良影响，最大限度地实现档案鉴定工作的科学性及鉴定结果的准确性。

4、培养和充实档案鉴定工作人员

档案价值鉴定是一项关系“档案存亡”的重要工作，是鉴定人员在认识档案客观属性的基础上，对档案满足未来利用需要的预测和评价。与其他环节的档案管理工作相比，具有主观性，决断性和不可逆性的特点。这种预测难以完全准确，但又必须力求准确，因此，培养“博而专”的档案鉴定人员显得尤为重要。结合烟草行业的特点和现状，笔者认为可以从以下途径来缓解当前鉴定工作人员紧缺的压力：一是在档案工作人员中大力开展档案鉴定知识的教育培训工作，如：岗位培训、专业人员继续教育、远程网络学习等，使档案人员真正从思想上重视档案鉴定工作，理论上系统掌握档案鉴定原理和鉴定方法，在工作中能够应用档案鉴定理论指导实践，并善于分析、总结，不断提高档案鉴定工作水平。二是建议在天津市档案学会建立档案鉴定专家库，据需要承担不同专业、不同级别的鉴定评审和业务指导以及业务咨询等工作。特别是档案鉴定工作中的一些“疑难杂症”能够得到专家的诊治，对于增强档案鉴定人员信心，鼓励开展规范有序的档案鉴定活动有重要的意义。

档案鉴定是档案管理工作的重要组成部份，与发达国家相比，目前我国档案鉴定理论相对薄弱。为改变这种状况，我国档案学界始终不懈努力并取得了可喜的进步。我们要在现有档案鉴定理论和方法的指导下，做到有组织，有计划，统筹兼顾，积极稳妥地推进档案鉴定工作，不断探索档案鉴定工作规律，逐步提高档案鉴定工作水平，竭力提供优质高效的档案信息服务，才是档案工作者应有的态度和作风。笔者坚信，只要大家共同努力，档案鉴定工作健康蓬勃发展的春天已不遥远！