浅谈电子档案

发布时间：2023-02-23 丨 浏览次数：0

继卫/文

随着计算机技术和网络技术在办公领域的普遍应用和办公自动化水平的不断提高,许多单位部门都建立了局域网、广域网,直接在计算机或网络上拟写、发送和接收文件材料,大大提高了公文处理效率。人们在公务、商业等活动中交流和沟通的手段逐渐由传统的纸质文件更多地走向以计算机为中介,以文字、图像、声音为表现形式的电子文件。电子档案的大量产生给档案管理工作带来了深刻变革。

电子档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中，在数字设备及环境中直接形成以数码形式记录到磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的有档案价值的文件。

电子档案分为文本文件、命令文件、图像文件、数据文件。电子档案具有信息的非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性、多种信息媒体的继承性、系统依赖性等特性。电子档案包括电子化的实体档案、档案化的电子信息、结构化的数据库和具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息等。

电子档案的管理是纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理，包括电子文件的管理、实体档案的信息化管理以及电子信息与实体档案的关联管理。中华人民共和国行业标准《电子文件归档与电子档案管理规范》对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据以及电子档案的鉴定、销毁、统计等都做了相应要求。

档案信息安全管理是电子档案管理的一个重要内容。电子档案的应用支撑环境要能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的凭证价值，还要有安全机制保证电子档案封装传输过程、整理归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：“加快提升电子档案管理水平。积极参与国家政务信息化工程建设，制订相关标准和规范，明确各类办公系统、业务系统产生的电子文件归档范围和电子档案的构成要求；加强对业务系统电子文件归档管理，通过推进电子会计档案管理促进电子政务和电子商务文件归档管理工作；……”。随着电子档案管理紧迫性的凸显，全国各地都相继出台了有关电子档案的管理办法。电子档案的“单套制”管理逐渐被人们认可，《国家档案局关于修改〈电子公文归档管理暂行办法的决定〉》也提出了“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。”电子档案管理正在走向规范化、科学化和法制化的轨道。

随着信息化社会的到来，档案作为信息资源，档案信息化必然成为档案事业发展的战略选择，这是时代赋予档案事业的要求。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，尤其是国家行业电子政务和电子业务的普遍应用，产生了大量的电子文件与电子档案。面对信息化的发展潮流，档案部门必须改变传统管理理念和传统管理方法，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。