档案规划师：档案职业细分与岗位创设之探索
广宇
档案职业综合而又专业，档案岗位稳定而又变化，进行职业细分与岗位设计有助于明确工作内容和任务，也有利于进行岗位需求与能力分析，进而提升专业人才和核心技能培养的针对性。笔者在对2010年至2019年公务员考试档案职位需求和专业化的研究中，对各类档案职位的数量、占比、专业结构进行定量与定性相结合的分析，发现无论是华东地区[1]还是西南地区[2]，都存在档案职位专业化程度较低、档案专业知识与技能认可度不够、档案学毕业生在档案职业（职位）中缺乏专业优势等问题，这与档案职位准入门槛低、专业知识与技能可替代性强、专业知识与技能习得成本低、档案专业人员关键技能缺失等存在一定关系。有必要进行新的岗位创设和探索，凸显档案专业核心能力和档案职业核心技能。
2015年版《中华人民共和国职业分类大典》中，“档案专业人员”替代原有的“档案业务人员”，成为专业技术人员大类中的一个独立类别，被定义为从事档案接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、保护、利用、编研的专业人员[3]，实则包含了对具体档案岗位的描述。从业界实际来看，依据档案管理环节进行岗位细分比较常态化，还有依据模块化分工进行岗位设置[4]，这在以档案馆为代表的档案专门机构内十分普遍。笔者调研陕西、江苏、湖南、广东等省级档案馆的部门岗位，发现分别有5到10个模块化岗位，各有侧重和特色，如黑龙江的“满文和外文档案开发”独树一帜。但即便是这些模块化岗位，也是基于若干档案管理环节的组合或细化，体现的是单一功能或部分职业技能，并不关注业务统筹或综合核心能力。而基层单位，纵然档案工作负责人主观上愿意对单位的档案信息资源进行统筹规划，但因档案人员数量偏少、现有人员还身兼数职且话语权不强、多数人习惯“低头拉车”而很少“抬头看路”等，档案工作推进较为困难，档案工作很难与单位的发展战略相结合。此外具有档案专业背景者稀缺，以深圳为例，2018年至2020年深圳地区档案系列职称（从初级到副高）申报人员中，档案学、图书馆学等相关或相近专业出身者仅占4%—6%。
目前国内不少大型企业已开展了创设新型档案岗位的实践，如华为、国泰君安证券股份有限公司等，这些企业设立了档案总监（CAO）岗位并正式任命工作人员，作为企业档案工作规划者、档案工作技术负责人、档案工作协调人、重要档案工作牵头人等，在提高企业档案工作水平方面发挥了重要作用。这个岗位除了部门领导应具备较高政治素质外，还应具备档案管理有关的知识与技术素质，以及较强的组织协调和沟通能力[5]。
国外一些行政机构、非政府组织很早就设置了首席档案官岗位，如美国国家档案与文件管理局[6]、美国教育基金会[7]等。受第三次科技革命的影响，国外企业主要设置首席信息官，负责档案信息综合开发工作[8]，这些企业包括美国哈特福德金融服务公司[9]、运通公司[10]、诺德保险经纪有限公司[11]等。
规划一词意为筹谋策划，古代文献中即有“上自往视之，授以规画，发楚州民夫浚之，旬日而成，用功甚省”[12]等表述。现常指组织或个人制定的较全面的长远发展计划，具体指基于对未来整体性、基本性问题的考量，设计制定相应行动的方案，可分为中长期规划和近期规划，如《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》等。规划师（Planners）是指具备相应专门知识技能，能胜任特定事业或专门机构规划工作的从业人员，一般冠以前缀词以彰显其专业或行业归属，常见的如城市规划师、职业规划师、理财规划师等，这些职业出现的时间或长或短，甚至有学者从居住文化的视角提出卜师和祭师是中国最早的规划师[13]。
档案规划是基于档案事业发展远景或发展趋势做出的战略设想，或是对机构档案管理活动进行整体布局。档案规划师基于对特定区域档案事业或具体机构的整体环境与发展战略的把握，确定科学的指导思想和编制原则，针对特定档案活动的历史问题研究、基本现状调查、未来发展预测、综合分析等，编制符合地区或单位中长期发展规划要求的档案工作目标、实施项目、实现步骤、保障措施等。档案规划师岗位的创设有其必然性，对档案工作和社会治理具有特殊价值。
随着经济社会快速发展，现代社会各行各业面对的专业性问题越来越多，需要处理的业务越来越复杂，从业人员难以胜任本行业的全部工作，即便有少数“多面手”，也很难兼顾业务工作的方方面面。当前，岗位分工极度细化，同一职业在各细分领域都会产生行家里手。就档案工作而言，有的人熟悉归档整理或数字化，有的擅长纸质档案保护或电子档案安全管理，有的擅长档案信息资源开发，因此需要专门统筹规划档案管理机制或档案资源体系的人员和岗位，档案规划师就是档案职业细分和岗位能力专业化背景下的重要产物。
档案业务知识和岗位技能的专业性毋庸置疑。新修订《档案法》第九条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导”，可见任何机构都必须依法适时建立、不断健全本单位档案管理制度，配备相应的软硬件。这就需要基于机构战略规划档案管理机制和未来发展，而这项重要工作要么落在档案主管或分管领导身上，要么落在具体档案管理员身上，但前者往往缺乏专业背景或经历，后者往往站位不够高、视野不够开阔。如果有专业的档案规划师，凭借其精深的专门知识和技能提供指导、建议或方案，必能起到事半功倍的效果，也能凸显档案管理相关知识技能的独特性、专业性及职业性。
档案职业长期以来地位与声望具有不确定性，民国三十五年（1946）朱君毅为《中国档案管理学新论》作序时提到，“吾国档案管理工作，历来视为末艺小技，执政者以为无关政要，学者以为猥琐不屑，弗予重矜”[14]；吴红曾就档案职业声望进行了问卷调查，认为档案职业社会地位较低的受访者占23.05%，认为很低的占3.05%，而认为较高及以上的仅占5.09%[15]。改革开放以来，档案事业发生了巨大变化，档案工作投入从普遍不足到比较充足，档案工作从不太受重视到比较受重视[16]，但职业内涵和岗位名称的表达，会直接影响社会大众乃至从业人员对其地位的认知，如档案管理员和档案规划师，前者往往被贴上执行简单重复操作任务的标签，后者无疑给人感觉更具有创造性和吸引力。
现代治理对规划提出了更多需求和更高要求，档案规划既有全国性的或地区性的档案规划，也有机关企事业单位的档案规划等；既有档案事业整体规划，也有档案资源建设等单项规划；既有近期规划，也有中长期规划。调研发现，真正能胜任体系化档案规划工作的人才不仅十分稀缺，还缺乏流动性和共享性，导致供不应求，培养并认定一批有相当水准的档案规划师十分紧迫。笔者对在深圳备案登记的140家档案服务企业进行抽样调研，发现约46%的档案服务企业事实上已为客户提供档案资源建设规划建议等服务，有3家企业已经推出了档案规划师的职务头衔或培养计划，抽调资深的项目经理专门从事档案规划业务，较好地满足了客户单位对档案规划的阶段性需求。
在人力资源管理范畴，岗位能力是指在组织中绩效优异的员工所具备的能够胜任工作岗位的知识、技能、态度和经验。岗位能力不完全等同于职业能力，前者是后者的具体化但又不局限于后者，后者是前者的核心构成和标志性要素。张成银曾将财务管理、人力资源等19类职业细分为200个岗位，并编制了相应的岗位能力描述表，其中技术研发类就对技术研发经理、技术研发工程师、技术档案管理员等12个细分岗位能力进行了描述[17]。基于档案规划师岗位的职业归属及特殊性，其岗位能力的构成要素应包括但不限于以下几个方面。
个性特征是指个体的内在特质，即通常所说的个性，能通过一个人的习惯性行为（或称为潜意识行为）表现出来，同样这种行为对工作态度、工作绩效影响较大。档案规划师除了需要稳重细致、理智从容、原则性强等档案人员应普遍具有的共性品质外，还应具备自信豁达、勇于开拓等适应宏观战略规划的特质。当然不能将某些特定的个性特征当作档案规划师的必备入门条件，因为个性特征不是一成不变的，会随着阅历的增加、视界的拓展而发生变化。
思政要素包括政治态度、政治品质、思想作风、职业道德、社会责任等。人力资源和社会保障部、国家档案局最新出台的《档案专业人员职称评价基本标准》，要求档案专业人员都应该“遵守国家宪法、法律法规，执行党的路线方针政策”，“具有良好的职业道德和敬业精神，热爱档案事业，认真钻研业务”[18]。这是对档案从业人员的基本思政要求，具体包括爱国爱岗、正直诚信、专业尽责、客观公正、严守秘密等。而档案规划师还应具备特定的思政素养，清华大学吴良镛提出的“立志做有理想的实践家、做改革的促进派”，就是档案规划师应当具备的素养。此外，档案规划师的职业道德还应包括认清自身不足、对服务对象忠诚、对规划行为负责、拒绝滥用规划权力等。
专业知识指从事某项专门工作所必备的知识，专业技能指胜任岗位、绩效卓越的人员具备的实际操作技能。一般而言，专业知识与技能要素包括专业核心知识技能和相关知识技能。具体而言，档案规划师应具备档案管理和规划两个模块的知识和技能。其中前一模块包括档案形成与信息归集、档案著录与信息组织等，而档案保管与信息保护、档案开放审核与编研等“基本功”是档案规划的基础，但并不要求档案规划师熟练掌握这些具体环节的操作方法，就如同不必苛求建筑规划师熟练掌握工程施工的具体操作技能。后一模块包括档案资源体系构建、档案管理软硬件架构、档案管理系统需求分析和功能设计、数字档案室（馆）规划设计等知识和技能，这些是档案规划师更为核心的知识技能，也是有别于一般档案管理人员的“标配”和“标签”。
经验是指在从事某专业或相关工作过程中，所掌握职业技能、岗位技巧及规律的程度。工作经验与工作经历有一定关联，经历是经验积累的基础和条件，但工作经验并不等同于工作经历，工作经历是从时间维度考察经历的行业或岗位职位，关注工作时间的长短，而工作经验注重经验的积累和能力的提升。简而言之，工作经历就是反映干过什么，工作经验就是考察获得什么。在人才选拔和评聘中，有时会简单地把工作经历（年限）等同于工作经验，事实上有的员工在档案岗位上工作了多年，却不善于思考总结，其获得的经验不一定超过在同一岗位上只干了几年但注重学习和思考的员工。工作经验属于“隐性知识”，需要工作成果予以体现和佐证。工作成果是完成具体工作项目后产生的，与工作能力、工作成熟度紧密相关，是工作价值的可视化展现。一般档案工作成果主要为申请技术专利数、制定或修订标准数、发表学术论文数、完成技术攻关项目数、新产品开发数等，而开展业务指导、接受岗位培训时形成的材料，以及在重要交流研讨会上的发言等都能直接反映经验水平，也可以作为重要成果。
档案规划师作为高层次的档案专业人员，必须有一定的档案从业经历、较丰富的档案管理经验和一定的档案工作成果。但只有这些是不够的，还要具备深入了解服务对象职能现状、发展战略等的能力，最重要的是有主持或参与档案规划的经验和成果。
通用与综合能力是指适用于不同职业和岗位、可迁移的素质与能力。20世纪80年代起英国推行的国家职业资格证书制度（National Vocational Qualification，NVQ），提出了与人交流、信息处理、数字应用、与人合作、解决问题、自我提高等6项通用职业能力。1998年，我国首次提出对劳动者开展与人交流、数字应用、信息处理、与人合作、解决问题、自我学习、创新革新、外语应用等8项职业能力的培养，之后启动了CVCC项目（China Vocational Competence Certificate）。这些能力要求的提出，不仅在当时的国情背景下具有积极意义，在科学技术发展日新月异的今天，同样富有时代意义[19]。不难发现，关注这些通用与综合性的职业能力不仅有助于个体全面发展特别是职业发展，也有助于更新专业知识结构、提升岗位技能，有利于夯实超越的基础、增强探究的意识、拓展创新的路径。
档案规划师作为档案从业人员中最需要具备前瞻思维、创新精神、全局意识、综合统筹能力的人才，对其综合能力的要求必然要高。只有具备忠于职守、忠诚可靠、站位高远、思路开阔、兼收并蓄、与时俱进等品质的人，才能胜任对档案事业发展或档案管理活动进行规划的工作。
就档案规划师的岗位职责而言，档案规划师服务的具体对象不同，其岗位职责也不尽相同，存在一定的差异性。如服务机构档案工作发展的档案规划师，其职责应包括设计、优化或重构机构（含下属单位等）档案管理制度体系与工作流程；对档案资源进行来源分析、门类划分、组织描述、开发设计；对各类档案保护保管设施设备进行规划；对档案人才建设与储备进行规划；组织开展档案业务能力培训与经验交流活动等。而服务区域档案事业发展的档案规划师，其职责应包括规划本地区档案治理、档案资源、档案安全、服务利用这四大体系建设；规划档案信息化专业人才队伍建设；构建促进档案事业发展的良好生态等。
此外，还要开发科学合理、公信力强的档案规划师岗位资格认定（认证）体系，该体系应涉及评估主体、评估方式等多个方面，体现权威性与公正性。笔者认为，对档案规划师的岗位评估，可采用理论考试、业务考核、同行评议等相结合的复合型评估模式。
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